Minder gasten of minder extra's?

De vraag komt bijna altijd laat: het budget staat, de eerste offertes zijn binnen, en de getallen komen niet bij elkaar. Vanaf dat punt bestaan er nog maar twee richtingen — minder mensen of minder programma.

Allebei zijn legitiem, maar hun effect verschilt met een factor drie tot vijf. Hieronder staat wat elke route oplevert, zodat de beslissing op rekenwerk rust en niet op wat die avond het makkelijkst voelt.

Bepalend is jullie marginale bedrag per gast — in Nederland doorgaans 70 tot 130 euro zodra eten, drank, bediening, huur en papier zijn meegeteld, in België eerder 90 tot 160.

Twee kanttekeningen. De besparing ontstaat alleen boven het minimumaantal personen in jullie contract — daaronder betalen jullie de ondergrens met minder gasten. En bij grotere verminderingen vallen ook tafels weg, wat tafelbloemwerk van 40 tot 90 euro per tafel, linnen en huurmateriaal schrapt: in de praktijk nog eens 20 tot 40 euro per gast.

Het patroon: de grootste losse besparingen — band, planner, video — zijn ook die met het grootste verschil in beleving, met één uitzondering. Niemand op de bruiloft merkt dat er geen videograaf is.

Werk deze lijst af en er gaat de minste inhoud verloren:

1. Schrap wat niemand op de dag beleeft: video, tweede fotograaf, bedankjes, drukwerk buiten de uitnodiging.
2. Verander het formaat in plaats van iets weg te laten: buffet in plaats van uitgeserveerd (15 tot 35 euro per gast), dj in plaats van band, bier en wijn in plaats van een arrangement met sterke drank, seizoensbloemen in plaats van import.
3. Verschuif de datum: een vrijdag of een maand buiten het seizoen scheelt op de zaalhuur en levert bovendien keuze op.
4. Pas nu de gastenlijst — en dan volgens een helder criterium, niet persoon voor persoon.

Bij een middenklasse bruiloft zijn de eerste drie stappen samen 2.500 tot 5.000 euro waard. In de meeste gevallen dicht dat het gat zonder dat er iemand wordt afgezegd.

De tussenweg: gasten voor verschillende delen van de dag

Tussen uitgenodigd en niet uitgenodigd bestaat een derde optie, en anders dan in Amerikaanse adviezen is die hier geen slimmigheid maar de gangbare vorm. In Nederland heet dat dag- en avondgasten: een kleinere groep bij ceremonie en diner, een bredere groep voor het feest daarna. In België loopt het via receptie, diner en avondfeest, met per onderdeel een andere kring. Het dure deel is in beide gevallen het zittende diner met drankarrangement. Alles ervoor en erna kost een fractie.

Twintig mensen bij ceremonie en borrel kosten ruwweg 300 tot 800 euro. Dezelfde twintig bij het diner kosten 1.400 tot 2.600 euro. Dat verschil van rond de 1.500 euro ontstaat zonder dat er iemand van de lijst gaat.

Twee voorwaarden maken het werkbaar. Er moet een natuurlijke breuk in het programma zitten — een wisseling van ruimte, een verplaatsing, een duidelijk gecommuniceerd einde van het eerste deel. En de uitnodiging moet de omvang benoemen in plaats van hem open te laten — waarvoor gasten worden gevraagd is een van de acht dingen die op elke trouwkaart horen. "Vanaf half negen bij het feest" is informatie en geen onbeleefdheid; de onbeleefdheid ontstaat pas als gasten bij aankomst ontdekken dat er geen stoel voor ze is bij het diner.

Dan is er een regel nodig die voor iedereen geldt, anders wordt een budgetbeslissing een rangorde van relaties. Drie die werken:

• De contacttoets: wie in twee jaar niet uit zichzelf contact heeft opgenomen, staat niet op de lijst.
• Hele kringen, geen individuen: geen collega's, geen achterneven en -nichten, geen aanhang voor gasten zonder vaste relatie. Een categorie is uit te leggen; een beslissing per geval nooit.
• Twee gelegenheden: een kleine ceremonie met de binnenste kring, en later een groter en goedkoper feest zonder zittend diner.

De derde wordt onderschat. Een feest in een tuin of een zaal met eenvoudig eten en drank voor tachtig mensen kost 20 tot 45 euro per hoofd — een kwart van wat dezelfde tachtig mensen op een trouwdiner kosten.

De kwestie van de aanhang

Aanhang is waar lijsten het snelst groeien en waar een regel het meest uitmaakt. Twee werkbare maatstaven: iedereen met een vaste relatie krijgt een plus-één, of iedereen die minder dan vijf mensen kent krijgt er een. Wat jullie ook kiezen, pas het zonder uitzonderingen toe — één uitzondering levert vijf gesprekken op.

Zodra er getekend is, kost snijden ook geld

De volgorde hierboven gaat ervan uit dat er nog niets geboekt is. Zodra er contracten liggen, verandert het rekenwerk: een geschrapte post is geen bespaard bedrag meer, maar het verschil tussen de prijs en wat de annuleringsstaffel inhoudt.

Contracten in Nederland en België werken doorgaans met een staffel die oploopt naarmate de datum nadert — een klein deel bij meer dan drie maanden vooraf, ruwweg een zesde tot een derde tussen drie maanden en een maand, ruwweg de helft tot twee derde in de laatste maand, en vrijwel het volledige bedrag in de laatste twee weken. Een videograaf van 1.600 euro die tien weken vooraf wordt afgezegd, bespaart dus zelden 1.600 euro en vaak ruwweg 1.050 tot 1.350. Bovendien geldt dat een ingehouden bedrag een redelijke inschatting van de schade moet zijn en geen straf, en dat is geen discussie die jullie acht weken voor een bruiloft willen voeren.

De ongemakkelijke maar bruikbare regel die daaruit volgt: als het budget niet klopt, is het goedkoopste moment om te snijden altijd nu en het duurste volgende maand. Breng het gat in één keer volledig in beeld, in plaats van in drie rondes over negen maanden waarbij elke ronde de opties voor de volgende beperkt.

Zet vóór elk gesprek drie getallen naast elkaar:

1. jullie marginale kosten per gast
2. het gat tussen jullie budget en het totaal van de huidige offertes
3. de som van elke extra die jullie zouden kunnen schrappen

Is getal drie groter dan getal twee, dan is er geen enkele reden om over de gastenlijst te praten. Is dat niet zo, dan weten jullie precies hoeveel gasten het verschil uitmaken — en kunnen jullie daarover praten in plaats van te gissen.

Het moment bepaalt wat nog kan

Vóór het boeken van de locatie staan beide routes open. Daarna is het aantal gasten begrensd door de capaciteit en door het minimumaantal personen. Zodra de uitnodigingen de deur uit zijn, is de route via de gastenlijst helemaal dicht: dan is het geen budgetmaatregel meer maar het intrekken van een uitnodiging.

Leg het aantal gasten dus vast vóór jullie het locatiecontract tekenen, niet erna. De omgekeerde volgorde — de locatie boeken waar jullie verliefd op zijn en daarna de lijst inkorten omdat hij niet past — is de duurste en onaangenaamste route in de hele trouwplanning.

Nog iets om te weten: reken op ruwweg 10 tot 20 procent afzeggingen, en meer bij een doordeweekse dag of een locatie ver weg. Dat is geen marge waarop jullie kunnen plannen, maar het verklaart wel waarom een lijst zelden zo vol wordt als hij op papier lijkt.

Eén verfijning bij het rekenwerk: tel bij getal drie alleen posten mee die nog niet onder contract staan, en zet alles wat al geboekt is in een aparte regel voor het bedrag dat jullie bij annulering werkelijk terugkrijgen. Anders rekenen jullie met besparingen die contractueel niet meer bestaan — en nemen jullie een beslissing over mensen op basis van een getal dat niet echt is.