Een bruiloft van 10.000 euro — wat koop je daarvoor?

Dat is de verrassing in het rekenwerk. Gangbaar advies zegt dat een bruiloft van 10.000 euro betekent: minder dan dertig gasten. In de praktijk verkleinen stellen met een krap budget hun gastenlijst lang niet zo ver — ze veranderen wat elke gast kost.

Dit artikel werkt beide routes uit met echte getallen, en laat daarna het rekensommetje zien dat bepaalt welke van de twee op jullie van toepassing is.

Drie observaties die het waard zijn om samen te lezen:

• Op dit niveau blijft het aantal gasten verrassend hoog en verandert het formaat. Een borrel met stevige hapjes voor tachtig mensen kost minder dan een diner voor vijftig.
• De besparing zit vrijwel volledig in drie posten: de locatie, de bedieningsvorm en de drank. De rest van het budget verschilt nauwelijks van dat van een duurdere bruiloft.
• Er wordt veel zelf gedaan, maar bijna altijd op de plekken waar dat weinig risico oplevert: aankleding, bloemwerk voor de tafels, en de muziek als het gezelschap klein is.

Afgezet tegen wat een volledige trouwdag in Nederland gemiddeld kost, zit 10.000 euro ergens rond het onderste kwart. Ongewoon, maar bij lange na niet extreem.

Het patroon is duidelijk: op dit niveau houden stellen de mensen en snijden ze in de vorm. Dat is een andere strategie dan de meeste budgetadviezen aanraden, en volgens de getallen is het de strategie die werkt.

Let op wat dit plan draagt: een locatie zonder minimumaantal personen, en drank die geen onbeperkt arrangement met sterke drank is. Die twee keuzes houden het geheel overeind. De regel voor leges verdient één opmerking. In Nederland kan die post naar nul: elke gemeente moet wekelijks momenten aanbieden waarop kosteloos getrouwd kan worden. Dat zijn vaste tijdstippen met een beperkt aantal aanwezigen, maar het is een volwaardig huwelijk, en het scheelt in dit plan 300 tot 900 euro. Wie de ceremonie op de feestlocatie wil, betaalt in Nederland extra voor het aanwijzen van die locatie en het beëdigen van een trouwambtenaar; in België is de burgerlijke voltrekking aan het gemeentehuis gebonden en is de ceremonie op de feestlocatie per definitie een symbolische.

Waar 10.000 euro verder komt

Anders dan in de Verenigde Staten, waar dezelfde bruiloft tussen twee staten een veelvoud kan schelen, zijn de regionale verschillen in Nederland en België bescheiden. Zaalhuur in de Randstad, in Brussel en in het Antwerpse ligt merkbaar hoger dan in de provincie, en de leges verschillen per gemeente, maar de cateringprijs per persoon ligt overal dicht bij elkaar. De grote hefbomen hier zijn de datum en het formaat, niet de landkaart.

Dat betekent ook dat verhuizen naar het platteland zelden de oplossing is. Drie dingen werken de andere kant op. Leveranciers rekenen reiskosten buiten een vaste straal, en dat telt over vijf leveranciers snel op. Gasten van ver hebben een overnachting nodig, wat kosten naar hen verschuift en de opkomst drukt. En landelijke locaties verhuren veel vaker zonder voorzieningen, waardoor de ontbrekende onderdelen op jullie factuur terechtkomen.

De eerlijke vergelijking gaat tussen eindbedragen bij hetzelfde gastenaantal, inclusief reiskosten en huurmateriaal, en niet tussen zaalhuurprijzen.

Met 10.000 euro en ruwweg 4.200 euro aan vaste kosten blijft er ongeveer 5.800 euro over voor alles wat meebeweegt:

Rond tachtig gasten houdt de beslissing op over smaak te gaan en wordt hij een kwestie van formaat. Stellen die met dit budget tachtig of meer mensen ontvangen, bezuinigen niet op een traditioneel diner — ze serveren iets anders.

Formaten die het bedrag per hoofd veranderen

Brunch of lunch: 25 tot 45 euro per hoofd in plaats van 65. Borrel met stevige hapjes en rondlopend serveren: 30 tot 50 euro. Foodtruck: ruwweg 15 tot 35 euro voor een hoofdgerecht met bijgerecht, met een minimumafname van 500 tot 1.200 euro en soms een vergunning of toestemming van de locatie.

Daar eerlijk over zijn scheelt teleurstelling achteraf. Bij 10.000 euro vallen de volgende dingen af:

• Video, dat er met 1.200 tot 2.000 euro ruim een tiende van het budget uit zou halen.
• Een weddingplanner voor de volledige planning; dagcoördinatie voor de dag zelf is er soms nog wel in te passen.
• Een liveband, die begint rond 1.800 euro en snel naar 3.500 loopt.
• Een onbeperkt arrangement met sterke drank, dat de drankregel ruwweg verdubbelt.
• Een zaterdag in het hoogseizoen op een trouwlocatie met eigen keuken, die alleen al het budget zou overschrijden.

Niets daarvan is zichtbaar voor gasten, mits het eten, de drank, de muziek en de organisatie kloppen.

Twee posten liggen buiten dit budget en vallen in dezelfde maanden: de huwelijksreis en, als jullie die organiseren, het vrijgezellenfeest. Geen van beide hoort binnen de 10.000 euro. Ze meerekenen betekent dat de bruiloft zelf op 7.000 euro of minder draait, en dat is een wezenlijk ander plan dan het bovenstaande.

Een controle van tien minuten: vermenigvuldig het aantal gasten dat jullie voor ogen hebben met 90 euro. Komt daar meer dan 5.800 uit, dan past een budget van 10.000 euro niet bij een traditioneel diner — dan gaat of de gastenlijst omlaag of het formaat om.

De twee knoppen aan de datum die hier het meest opleveren, zijn een maand buiten het seizoen en een andere dag dan zaterdag. Beide zijn op dit budgetniveau de moeite waard, en ze kosten geen enkele gast iets aan beleving.

De vier redenen dat een budget van 10.000 euro klapt

Ten eerste een locatie met een minimumaantal personen, dat een bestedingsniveau afdwingt ongeacht jullie gastenlijst. Ten tweede een zaterdag in het hoogseizoen, waar de meerprijs precies zo groot is als jullie buffer. Ten derde een groeiende gastenlijst — van 60 naar 70 gasten is bij 95 euro per hoofd 950 euro, dus vrijwel de hele buffer. Ten vierde de btw op offertes die exclusief waren opgesteld, plus de uitloop aan het eind van de avond, die samen honderden euro's toevoegen aan posten die jullie al hadden ingeboekt.

Pak die vier vooraf aan en het getal houdt stand. Negeer ze en dezelfde bruiloft kost 13.000 euro.

Het betaalschema bij een klein budget

Bij 10.000 euro telt de timing net zo zwaar als het totaal. Aanbetalingen liggen hier op 20 tot 30 procent bij de meeste posten, wat betekent dat ruwweg 1.500 tot 2.500 euro in de eerste maanden vervalt — lang voordat het grootste deel van het geld nodig is — terwijl de grootste enkele betaling, de eindafrekening van de catering, ongeveer anderhalve week voor de datum valt.

Daaruit volgen drie regels. Reken eerst het maandbedrag uit voordat jullie iets tekenen. Tienduizend euro over veertien maanden is ongeveer 715 euro per maand; over twintig maanden is het 500. Past dat getal niet, dan is de verlovingstijd verlengen een makkelijkere knop dan de gastenlijst inkorten.

Boek daarnaast in volgorde van bindende kracht. Locatie en catering eerst, want die leggen zowel de datum als het aantal vast, daarna de vakken die maar één stel per dag kunnen bedienen; alles wat op korte termijn vervangbaar is, komt later.

En besteed de buffer niet als aanbetaling. Tien procent die al bij een leverancier ligt, is niet beschikbaar in het venster waarin hij nodig is, en dat venster — de laatste zes weken — is precies wanneer de extra kosten binnenkomen.