Qui paie l'EVJF ?

Ce qui abîme les amitiés autour d'un EVJF ou d'un EVG, c'est l'argent, pas le programme. Un week-end qui arrive avec un prix d'appel puis grossit de 60 € par tranches successives produit une rancune qui survit au mariage.

Cet article expose les usages sur qui paie quoi, la façon dont on traite la part de la personne fêtée, comment répartir des coûts qui ne sont pas égaux, et les deux conversations difficiles : celle où quelqu'un ne peut pas payer, et celle où quelqu'un n'a pas payé.

La convention est à peu près la même partout, avec des variations d'un groupe à l'autre sur son étendue. Il n'existe aucune règle nationale : ce qui suit décrit l'usage majoritaire, pas une obligation.

Deux précisions. Prendre en charge la personne fêtée est un usage et non une obligation : sur un week-end coûteux à l'étranger, beaucoup de groupes conviennent qu'elle paie sa part, ce qui est parfaitement normal et se dit mieux tôt et à voix haute. Et l'organisatrice est une participante comme les autres. Celle qui passe vingt heures à organiser ne doit pas en plus subventionner.

L'étendue de la prise en charge varie plus d'un groupe à l'autre que d'un pays à l'autre : certains couvrent tout, y compris le trajet, d'autres seulement les frais sur place. Aucune des deux versions n'est fautive. Ce qui compte, c'est que chacune sache laquelle est en vigueur avant de dire oui.

Un seul montant, tout compris, avant que quiconque s'engage. Il doit inclure la part de la personne fêtée, l'activité, l'hébergement, les transferts et tous les repas de groupe réglés collectivement.

Ce qu'il n'inclura pas, et qu'il faut dire : les consommations personnelles, votre trajet jusqu'au point de rendez-vous, et tout ce qui est facultatif. Dites-le explicitement, parce que c'est dans l'écart entre le montant annoncé et la dépense réelle que loge le ressentiment.

Un exemple chiffré pour un week-end en France à dix, par personne :

• Hébergement, deux nuits, en chambre partagée : 140 €
• Activité : 45 €
• Dîner du samedi, menu de groupe : 45 €
• Part de la mariée, un dixième de la sienne : 25 €
• Décoration et divers : 5 €
• Tout compris, annoncé : 260 €, plus votre trajet et vos consommations

Envoyer cette liste plutôt qu'un chiffre unique fait deux choses utiles. Elle laisse voir ce qui pèse dans le total, et elle permet à quelqu'un de dire que c'est le dîner qui coince, au lieu d'avoir à décliner le week-end entier.

Le partage à parts égales est simple et reste le bon réglage par défaut, mais il peut être discrètement injuste. Quatre cas reviennent sans arrêt.

1. Les chambres. Une chambre double partagée à deux coûte moins cher par personne qu'une chambre individuelle. Soit vous affichez un prix par type de chambre et laissez choisir, soit vous lissez sur le groupe et vous le dites.
2. Celles qui ne viennent qu'à une partie. Celle qui ne vient que le samedi paie le samedi, plus une part proportionnelle des frais de la personne fêtée. Ne lui facturez pas la nuit du vendredi qu'elle a manquée.
3. Celles qui boivent et celles qui ne boivent pas. Une addition de bar partagée à parts égales pénalise celles qui ne boivent pas, et il y aura toujours une femme enceinte, une conductrice ou une abstinente. Sortez complètement les boissons du prix annoncé.
4. Les additions de restaurant. Partager une addition détaillée à douze à vingt-trois heures est la source de friction la plus fiable qui soit. Commandez un menu de groupe à un prix connu par personne, ou demandez des additions séparées au moment de réserver.

Le principe général est de rendre l'inégalité visible plutôt que de l'enfouir dans une moyenne. Les gens acceptent bien plus facilement de payer des montants différents que de découvrir après coup que c'était le cas.

Le pire scénario pour l'organisatrice, c'est de porter quatre acomptes impayés sur sa carte personnelle. On l'évite avec trois règles.

Encaissez avant de réserver. Pas après. Des arrhes versées depuis votre compte avant que l'argent soit rentré sont un prêt que vous n'avez pas accepté de consentir.

Fixez une date, par écrit, une seule fois. L'argent avant la fin du mois, l'activité réservée le premier. C'est une échéance et non un rappel, et cela veut dire que vous relancez une fois au lieu de relancer chaque semaine.

Utilisez un support où la liste est visible. Une cagnotte en ligne, une note partagée, n'importe quoi où chacune voit son propre nom. La visibilité fait presque toute la relance à votre place, sans un seul message gênant.

Sur les remboursements, décidez la règle avant le premier versement et énoncez-la. La version habituelle et la plus juste : celle qui se retire avant toute réservation récupère tout ; ensuite, elle récupère ce qui est réellement remboursable. Personne ne doit être personnellement responsable de l'annulation d'une amie.

Gardez aussi cet argent séparé de celui du mariage. L'EVJF et l'EVG sont à la charge des invités ; le mariage est à la charge du couple. Mélanger les deux caisses mène à une conversation dont personne ne veut.

Un point de plus à régler au départ : qui détient l'argent. Un seul compte au nom d'une personne est plus simple que quatre personnes réglant chacune un prestataire différent, et cela signifie qu'un seul relevé répond à toutes les questions sur ce qu'est devenu le total.

Cette personne ne doit pas être en plus celle qui paie la part de la mariée par générosité. Une générosité que personne ne voit se transforme en grief environ six semaines plus tard, et le remède consiste simplement à faire figurer chaque poste dans la liste annoncée.

C'est la conversation que les guides de savoir-vivre sautent, et c'est celle qui décide si une amitié survit à l'organisation.

Partez du principe que le cas se présente. Dans un groupe de dix, il y a en général au moins une personne pour qui 350 € sont réellement difficiles, et elle ne le dira presque jamais. Ce qu'elle dira, c'est que la date ne lui convient pas.

Quatre choses aident, et aucune n'oblige qui que ce soit à exposer ses finances :

• Proposez un tarif à la journée. Dites explicitement qu'on peut se joindre au groupe pour le samedi seulement, et donnez le prix. Cela seul sauve la plupart des cas.
• Échelonnez les paiements. Trois versements sur trois mois n'est pas la même proposition que 350 € en une semaine.
• Annoncez tôt. Dix semaines de préavis, c'est un budget ; deux semaines, c'est une embuscade.
• Demandez au groupe avant de vous engager. Deux options avec leur prix, tranchées par le groupe, produisent un montant que chacune peut assumer. Un programme déjà bouclé produit une facture.

Si quelqu'un décline, considérez que c'est définitif et gardez-la dans la conversation. Une personne qui ne peut pas venir à l'EVJF ne s'est pas retirée du mariage, et il restera cent petites choses auxquelles elle pourra participer, depuis le fil de discussion jusqu'à ce que le couple organise sur son site de mariage.