Quante bevande servono per invitato?

Le quantità di bevande sono l'unica parte dell'organizzazione di un matrimonio che si può risolvere completamente sulla carta. Non c'è gusto di mezzo, non c'è una questione di stile, ci sono solo litri a testa, formati delle bottiglie e un margine ragionevole. La maggior parte delle coppie entra comunque in negozio con una sensazione e torna a casa con troppe bollicine e pochissima acqua.

La decisione sotto al calcolo è se le bevande le portate voi o le mette la location. Entrambe le strade si difendono. Portarle voi significa prendersi anche l'acquisto, il fresco, il trasporto, i bicchieri e i resi. In ogni caso i numeri vi servono, perché un preventivo di una location o di un catering scelto con criteri chiari diventa verificabile solo quando sapete che aspetto ha la quantità giusta.

Tutte le cifre qui sotto presuppongono una festa di circa sei ore, dall'aperitivo alla parte finale della notte. Una notte più lunga aumenta soprattutto acqua e birra. Una più corta riduce tutto in modo abbastanza uniforme.

L'acqua è la riga più sottovalutata dell'elenco: da 1 a 1,5 litri per invitato, che quell'invitato beva alcolici o no. In una tensostruttura calda, o con un set di ballo lungo, sarete sul valore alto o sopra. Bibite e succhi aggiungono da 0,5 a 1 litro a testa. Il caffè sta su una o due tazzine ciascuno. Per l'aperitivo contate due calici da 100 ml di bollicine a invitato; una bottiglia da 0,75 rende sei o sette calici se versata bene, circa cinque se versata generosamente.

Il motivo per cui queste quattro righe contano più di quanto ci si aspetti è che riguardano tutti quelli che sono in sala, compresi chi guida, le invitate incinte, i bambini e la mezza dozzina di persone che semplicemente stasera hanno deciso di non bere. Se le sbagliate, la carenza si vede entro un'ora. Vino e birra invece riguardano un sottoinsieme, che è l'argomento della sezione successiva e l'errore singolo più comune di tutto questo calcolo.

La regola pratica utile è che circa il 60 per cento di una sala di matrimonio beve alcolici, e che questo gruppo si divide più o meno a metà fra vino e birra. È una cifra di lavoro, non il risultato di un'indagine: serve a partire, e va corretta se conoscete la vostra sala. Tutto il resto discende da quelle due frazioni. Chi beve vino ne consuma da 0,4 a 0,5 litri in tutta la serata. Chi beve birra ne consuma da 0,7 a 1 litro.

Applicato a 80 invitati: 48 persone bevono, quindi 24 di vino e 24 di birra. Sono da 9,6 a 12 litri di vino, cioè da 13 a 16 bottiglie, e da 17 a 24 litri di birra. Applicato a 120 invitati: 72 persone bevono, quindi 36 e 36. Sono da 14 a 18 litri di vino, cioè da 19 a 24 bottiglie, e da 25 a 36 litri di birra. Un fusto da 30 litri copre quasi tutta la birra di 120 invitati e uno da 50 la copre con abbondanza; se andate di bottiglie, contate i formati che vi vende il grossista e non i litri sfusi.

Confrontatelo con la versione che quasi tutti scrivono per prima. Ottanta invitati per mezzo litro di vino fanno 40 litri, cioè 53 bottiglie, contro le 16 che servono davvero. Comprare più del triplo del vino e troppa poca acqua è il risultato standard di chi salta questo passaggio, ed è costoso in tutte e due le direzioni insieme.

I negozi non vendono litri. Vendono bottiglie da 0,75, casse da sei o da dodici, casse di vetro a rendere e fusti da 20, 30 o 50 litri. Convertire prima di ordinare è quello che trasforma una stima in una lista della spesa, e conviene farlo sul formato che vi propone davvero il vostro fornitore, perché è quello che finirà sul bancale. La tabella sviluppa per intero una serata da 120 invitati, così potete scalarla sui vostri numeri invece di ricominciare da capo.

Tre cose spostano sensibilmente queste cifre: il meteo, le età e la forma della giornata. Sopra i 28 gradi circa la colonna dell'acqua può raddoppiare mentre il vino rosso si muove appena. Una sala giovane beve più birra e più long drink; una sala più adulta beve più vino e molto più caffè. Quello che non dovete indovinare, potete chiederlo, e le risposte si raccolgono facilmente con un sito web per il matrimonio dove gli ospiti indicano se bevono alcolici, che trasforma l'ipotesi del 60 per cento in un conteggio vero prima di fare l'ordine.

Il ghiaccio è la riga dimenticata più spesso. In una sera d'estate contate da 0,5 a 1 kg per invitato: da 40 a 80 kg per 80 persone, da 60 a 120 kg per 120. Non è un errore di stampa, perché quasi tutto serve a raffreddare bottiglie e non finisce nei bicchieri. Compratelo in sacchi da 10 kg, tenetelo in tinozze o in una carriola foderata, e ricordate che 80 kg di ghiaccio diventano 80 litri d'acqua: mettetelo dove c'è uno scarico e non a bordo pista.

I noleggi contano i bicchieri per tipo, non per persona. Calcolate da 1,5 a 2 bicchieri per invitato per ogni tipo, perché i bicchieri vengono abbandonati, scambiati e lasciati sul bordo della pista. Per 80 invitati sono circa 120 o 160 bicchieri d'acqua, un numero simile di calici da vino e da 100 a 130 flûte. Quasi tutti i noleggi forniscono i bicchieri gratis con un ordine di bevande o con una piccola cauzione; verificate se tornano indietro lavati o sporchi, perché quella clausola decide chi passerà la domenica mattina al lavello.

Il fresco è una questione di tempo più che di attrezzatura. Una cassa d'acqua a temperatura ambiente ha bisogno di diverse ore in frigo. In una tinozza con ghiaccio, acqua e una manciata di sale grosso, una bottiglia è pronta in venti o trenta minuti, perché l'acqua ghiacciata porta via il calore molto più in fretta dell'aria fredda. Chiedete alla location quanto spazio in fresco avete davvero. Se la risposta è un frigorifero domestico, vi servono tinozze, il doppio del ghiaccio e qualcuno il cui compito è rabboccarle.

Molte location vi lasciano portare le bevande e applicano il diritto di tappo, cioè un compenso per ogni bottiglia stappata. Prima della tariffa, però, viene il contratto. Una location che ha la propria licenza di somministrazione spesso non fa entrare alcolici esterni per nulla, e quella che li fa entrare di solito pretende che a versare sia il suo personale: il fai da te da un tavolo che avete rifornito voi è la versione che quasi nessun contratto accetta, anche perché la responsabilità sulla sicurezza alimentare resta a chi gestisce il locale. Dove il diritto di tappo è previsto, la cifra sta nel contratto e non su un listino, e va da simbolica a punitiva: cercate la clausola prima di costruirci sopra un piano. Mettetelo sempre a confronto con il risparmio, perché su un vino di fascia media il diritto di tappo può mangiarsi tutto il vantaggio. Chiedete se vale solo per vini fermi e spumanti o anche per birra e distillati, se si conta a bottiglia stappata o a bottiglia portata, e se il servizio al banco ha un costo suo.

Il reso del non consumato è l'altra metà del calcolo, e in Italia non è una questione di legge ma di accordo commerciale. Molte enoteche, cantine e cash and carry vendono con diritto di reso sulle bottiglie integre, di solito entro una finestra di giorni concordata e solo su casse complete, non aperte e con le etichette in ordine. Chiedetelo prima di comprare in abbondanza e fatelo scrivere sulla conferma d'ordine, perché quella singola risposta decide la dimensione del vostro margine. Niente di aperto torna indietro, e non tornano indietro nemmeno un fusto spillato, una sangria preparata o qualunque cosa abbia passato la notte nel ghiaccio che si scioglie. Comprate quindi generosamente sulle cose che potete rendere e in modo stretto su quelle che non potete.

È questa regola a fissare il vostro margine. Dove il reso è concordato, aggiungete circa il 10 per cento su acqua, birra e vino. Dove non lo è, ordinate esattamente il calcolo e niente di più. Non aggiungete nulla su ciò che è premiscelato o già versato. Poi decidete, prima del giorno, chi riporta fisicamente le casse integre e quando. Quel lavoro il lunedì non lo vuole nessuno, quindi nominate una persona e concordate con lei una fascia oraria mentre siete ancora a fare la spesa.