¿Cuánta bebida hace falta por invitado?

Las cantidades de bebida son la única parte de organizar una boda que se resuelve entera sobre el papel. No hay gusto de por medio, ni cuestión de estilo, solo litros por cabeza, formatos de botella y un colchón moderado. Y aun así, casi todo el mundo entra en la tienda con una sensación y vuelve a casa con demasiado cava y muchísima menos agua de la que hará falta.

Debajo de la aritmética hay una decisión previa: si pone la bebida la finca o la ponéis vosotros. En España lo primero es lo normal, porque la mayoría de las fincas y los caterings incluyen la bodega en el cubierto y venden la barra libre por horas. Aun así necesitáis los números, porque el presupuesto de un catering elegido con criterios claros solo se puede comprobar cuando sabéis qué aspecto tiene la cantidad correcta.

Todas las cifras de abajo suponen una noche de unas seis horas, del cóctel a la parte tardía. Una noche más larga sube sobre todo el agua y la cerveza. Una más corta baja todo de forma bastante pareja.

El agua es la línea más subestimada de la lista: de 1,0 a 1,5 litros por invitado, beba alcohol o no. En una carpa a treinta y cinco grados, o con una sesión de baile larga, estaréis en la parte alta de esa horquilla o por encima. Refrescos y zumos suman de 0,5 a 1,0 litros por invitado. El café va de una a dos tazas por cabeza. Para el cóctel contad dos copas de cava de 100 ml por invitado: una botella de 750 ml da entre seis y siete copas bien servidas, o unas cinco si se sirve con generosidad.

La razón de que estas cuatro líneas pesen más de lo que parece es que se aplican a todos los que están en la sala, incluidos los que conducen, las invitadas embarazadas, los niños y la media docena de personas que simplemente ha decidido no beber esa noche. Si os quedáis cortos, la falta se ve en una hora. El vino y la cerveza, en cambio, se aplican a un subconjunto, que es el asunto del siguiente apartado y el error más común de todo este cálculo.

La regla útil es que alrededor del 60 % de una boda bebe alcohol, y que ese grupo se reparte más o menos a partes iguales entre vino y cerveza. Todo lo demás sale de esas dos fracciones. Quien bebe vino se toma de 0,4 a 0,5 litros a lo largo de la noche. Quien bebe cerveza se toma de 0,7 a 1,0 litros, que son entre dos y tres tercios.

Aplicado a 80 invitados: beben 48, o sea 24 de vino y 24 de cerveza. Eso son de 9,6 a 12 litros de vino, es decir de 13 a 16 botellas, y de 17 a 24 litros de cerveza, es decir de 51 a 73 tercios, o un barril de 30 litros con margen. Aplicado a 120 invitados: 72 bebedores, 36 y 36. Eso son de 14 a 18 litros de vino, o sea de 19 a 24 botellas, y de 25 a 36 litros de cerveza. Un barril de 30 litros se queda justo en el extremo alto y uno de 50 sobra, que es exactamente el tipo de decisión que conviene tomar con la cuenta delante y no en el almacén.

Comparadlo con la versión que casi todo el mundo apunta primero. Ochenta invitados por medio litro de vino dan 40 litros, o sea 53 botellas, frente a las 16 que hacen falta de verdad. Comprar más del triple de vino y muy poca agua es el resultado estándar de saltarse este paso, y sale caro en las dos direcciones a la vez.

Las tiendas no venden litros. Venden botellas de 750 ml, cajas de seis o de doce, tercios, litronas y barriles de 20, 30 y 50 litros. Pasar de una cosa a otra antes de encargar es lo que convierte una estimación en una lista de la compra. La tabla desarrolla una noche de 120 invitados de principio a fin, para que la escaléis arriba o abajo contra vuestros propios números en vez de empezar de cero.

Hay tres cosas que mueven estas cifras de forma perceptible: el tiempo, las edades y la forma de la noche. Por encima de unos 28 grados la columna del agua se puede duplicar mientras el tinto apenas se mueve. Una sala joven bebe más cerveza y más combinados; una sala mayor bebe más vino y muchísimo más café. Lo que no tenéis por qué adivinar, podéis preguntarlo, y las respuestas se recogen fácil con una web de boda en la que cada invitado indica si bebe alcohol, que convierte la suposición del 60 % en un recuento real antes de hacer el pedido.

El hielo es la línea que más se olvida. En una noche de verano contad de 0,5 a 1 kg por invitado: de 40 a 80 kg para 80 invitados, de 60 a 120 kg para 120. No es una errata, porque la mayor parte enfría botellas en vez de ir a los vasos. Compradlo en bolsas de 10 kg, guardadlo en barreños o en un arcón, y recordad que 80 kg de hielo son 80 litros de agua: ponedlo donde pueda desaguar y no al lado de la pista.

Las empresas de alquiler cuentan las copas por tipo, no por cabeza. Contad de 1,5 a 2 copas por invitado y tipo, porque las copas se abandonan, se cambian y se quedan en el borde de la pista. Para 80 invitados eso son unos 120 a 160 vasos de agua, un número parecido de copas de vino y de 100 a 130 copas de cava. Muchos distribuidores ceden la cristalería con el pedido de bebida o con una fianza pequeña; comprobad si se devuelven lavadas o sucias, porque esa cláusula decide quién pasa el domingo por la mañana en un fregadero.

Enfriar es una cuestión de tiempo, no de aparatos. Una caja de agua a temperatura ambiente necesita varias horas en una nevera. En un barreño con hielo, agua y un puñado de sal, una botella está lista en veinte o treinta minutos, porque el agua helada se lleva el calor mucho más rápido que el aire frío. Preguntad a la finca cuánto frío tenéis en realidad. Si la respuesta es una nevera doméstica, necesitáis barreños, el doble de hielo y alguien cuya tarea sea ir reponiéndolos.

Antes que el precio del descorche viene una pregunta más básica: ¿os dejan siquiera traer bebida? En muchas fincas y salones no, porque la licencia de actividad y la responsabilidad sobre lo que se sirve son suyas, y su modelo de negocio está justamente en la bodega y en la barra libre. Donde sí se permite, se cobra un descorche por botella abierta, y esa cifra está en el contrato y no en una lista de precios pública, así que buscad la cláusula antes de planificar nada alrededor de traer vuestra bebida. Comparadla siempre con el ahorro: con vinos de precio medio, el descorche se puede comer la ventaja entera. Preguntad además si se aplica solo a vino y cava o también a cerveza y destilados, si se cobra por botella abierta o por botella entrada, y si os obligan a que sirva su propio personal, porque eso tiene un coste por hora aparte.

La otra mitad de la cuenta son las devoluciones, y aquí conviene ser precisos sobre lo que es y lo que no es. Muchos distribuidores de bebidas trabajan en depósito: os entregan de más, os facturan solo lo consumido y recogen las cajas cerradas, íntegras y con las etiquetas intactas. Eso es un acuerdo comercial que se pacta en el pedido, no un derecho: el desistimiento de catorce días de la normativa de consumo se aplica a las compras a distancia y fuera del establecimiento, no a lo que compráis en una tienda. Preguntadlo antes de comprar de más y no después, porque esa única respuesta fija el tamaño de vuestro colchón. Nada de lo que se ha abierto vuelve, y tampoco vuelve un barril pinchado, una sangría preparada ni nada que haya pasado la noche en hielo derretido.

Esa regla marca vuestro colchón. Si os admiten devolución, añadid alrededor de un 10 % al agua, la cerveza y el vino. Si no, pedid lo que dice el cálculo y ni una caja más. No añadáis nada a lo ya preparado o ya servido. Y decidid antes del día quién devuelve físicamente las cajas cerradas y cuándo. Ese encargo no lo quiere nadie el lunes, así que poned nombre y acordad con esa persona un momento mientras seguís de compras.