Hoeveel drank hebben jullie per gast nodig?

Drankhoeveelheden zijn het enige onderdeel van een trouwplanning dat volledig op papier is uit te rekenen. Er komt geen smaak aan te pas en geen stijlvraag, alleen liters per hoofd, flesmaten en een bescheiden buffer. Toch loopt het merendeel van de stellen de winkel in met een gevoel en rijdt naar huis met veel te veel prosecco en bij lange na niet genoeg water.

Onder de rekensom ligt één beslissing: kopen jullie de drank zelf in of laat je dat aan de locatie over. Beide zijn te verdedigen. Zelf inkopen betekent dat jullie ook het halen, het koelen, het vervoer, de glazen en het retourneren erbij nemen. Hoe dan ook hebben jullie de getallen nodig, want een offerte van een locatie of van een cateraar die jullie op vaste criteria uitkiezen wordt pas controleerbaar als jullie weten hoe de juiste hoeveelheid eruitziet.

Elk getal hieronder gaat uit van een avond van ruwweg zes uur, van de borrel tot laat in de nacht. Een langere avond verhoogt vooral water en bier. Een kortere brengt alles min of meer gelijkmatig omlaag.

Water is de meest onderschatte regel op de lijst: 1 tot 1,5 liter per gast, ongeacht of die gast alcohol drinkt. In een warme tent, of bij een lange dansset, zitten jullie aan de bovenkant van dat bereik of erboven. Fris en sap komen daar met 0,5 tot 1 liter per gast bij. Koffie loopt op één tot twee kopjes per persoon. Voor de borrel reken je twee glazen bubbels van 100 ml per gast; een fles van 750 ml geeft er zes tot zeven als er netjes wordt geschonken, of een stuk of vijf als er royaal wordt ingeschonken.

Die vier regels tellen zwaarder dan mensen verwachten, en de reden is dat ze voor iedereen in de zaal gelden: ook voor de bobs, de zwangere gasten, de kinderen en het handjevol mensen dat vanavond gewoon niet drinkt. Zit daar een fout in, dan is het tekort binnen een uur zichtbaar. Wijn en bier gelden daarentegen voor een deelgroep, en dat is het onderwerp van de volgende paragraaf en de meest gemaakte fout in deze hele berekening.

De bruikbare vuistregel is dat ongeveer 60 procent van een trouwgezelschap überhaupt alcohol drinkt, en dat die groep zich ruwweg half om half verdeelt over wijn en bier. Al het andere volgt uit die twee breuken. Een wijndrinker gaat door 0,4 tot 0,5 liter over de avond. Een bierdrinker gaat door 0,7 tot 1 liter, dus twee tot drie glazen aan de bovenkant.

Toegepast op 80 gasten: 48 mensen drinken, dus 24 wijndrinkers en 24 bierdrinkers. Dat is 9,6 tot 12 liter wijn, ofwel 13 tot 16 flessen, en 17 tot 24 liter bier, ofwel ruwweg tweeënhalf tot drieënhalf kratten in Nederland of drie tot vier bakken in België. Toegepast op 120 gasten: 72 drinkers, dus 36 en 36. Dat is 14 tot 18 liter wijn, ofwel 19 tot 24 flessen, en 25 tot 36 liter bier. Een fust van 20 liter dekt dat niet helemaal; een fust van 50 liter dekt het ruim, met de kanttekening dat wat er in het fust achterblijft niet terug kan.

Vergelijk dat met de versie die de meeste mensen als eerste opschrijven. Tachtig gasten maal een halve liter wijn geeft 40 liter, ofwel 53 flessen, tegenover de 16 die jullie werkelijk nodig hebben. Meer dan drie keer zoveel wijn kopen en te weinig water is de standaarduitkomst van deze stap overslaan, en dat is in twee richtingen tegelijk duur.

Winkels verkopen geen liters. Ze verkopen flessen van 750 ml, dozen van zes of twaalf, kratten en fusten. Twee omrekeningen zijn het waard om vooraf op te schrijven: een krat pils is in Nederland doorgaans 24 flesjes van 30 cl, samen 7,2 liter, terwijl een bak in België meestal 24 flesjes van 25 cl is, samen 6 liter. Fusten komen in 20 en 50 liter. Omrekenen vóór jullie bestellen is wat een schatting in een boodschappenlijst verandert. De tabel rekent een avond met 120 gasten helemaal door, zodat jullie hem naar boven of beneden kunnen schalen in plaats van opnieuw te beginnen.

Drie dingen verschuiven deze getallen merkbaar: het weer, de leeftijden en de vorm van de avond. Boven een graad of 28 kan de waterkolom verdubbelen terwijl de rode wijn nauwelijks beweegt. Een jonge zaal drinkt meer bier en meer longdrinks; een oudere zaal drinkt meer wijn en veel meer koffie. Wat jullie niet hoeven te raden, kunnen jullie vragen, en die antwoorden zijn eenvoudig te verzamelen via een trouwwebsite waar gasten aangeven of ze überhaupt alcohol drinken, waarmee die 60 procent van een aanname in een echte telling verandert vóór jullie bestellen.

IJs is de post die het vaakst wordt vergeten. Op een zomeravond reken je 0,5 tot 1 kg per gast: 40 tot 80 kg voor 80 gasten, 60 tot 120 kg voor 120. Dat is geen tikfout, want het meeste ijs koelt flessen en gaat niet in glazen. Koop het in zakken van 10 kg, bewaar het in een kuip of een beklede kruiwagen, en onthoud dat 80 kg ijs 80 liter water wordt — zet het dus ergens met afvoer en niet naast de dansvloer.

Verhuurbedrijven tellen glazen per soort en niet per hoofd. Reken 1,5 tot 2 glazen per gast per soort, want glazen worden achtergelaten, verwisseld en aan de rand van de dansvloer neergezet. Voor 80 gasten is dat ruwweg 120 tot 160 waterglazen, ongeveer evenveel wijnglazen en 100 tot 130 flutes. De meeste verhuurders leveren glaswerk gratis bij een drankbestelling of tegen een kleine borg; controleer of ze schoon of vuil retour mogen, want die bepaling beslist wie er zondagochtend aan de gootsteen staat.

Koelen is een kwestie van tijd en niet van apparatuur. Een krat water op kamertemperatuur heeft uren in een koelkast nodig. In een kuip met ijs, water en een handvol zout is een fles in twintig tot dertig minuten klaar, omdat ijswater warmte veel sneller afvoert dan koude lucht. Vraag de locatie hoeveel koeling jullie werkelijk krijgen. Is het antwoord één gewone koelkast, dan hebben jullie kuipen nodig, het dubbele aan ijs en iemand wiens taak het is om te blijven bijvullen.

Veel locaties laten jullie eigen drank meebrengen en rekenen daar kurkgeld voor, een bedrag per geopende fles. Vóór dat bedrag komt echter de vergunning. Een horecalocatie met een eigen drankvergunning mag vaak helemaal geen drank van buiten door de deur laten, en waar het wel mag, staat de locatie er meestal op dat haar eigen personeel schenkt. Vieren jullie op een plek die geen horeca is, dan geldt in Nederland de Alcoholwet en in België de gemeentelijke regeling: zolang jullie zelf schenken op een besloten feest zonder ervoor te laten betalen, is dat een andere situatie dan wanneer er wordt verkocht — ook met muntjes. Vraag bij twijfel de gemeente naar wat er in jullie geval nodig is, en houd er rekening mee dat in Nederland aan iedereen onder de 18 geen alcohol geschonken mag worden, terwijl in België bier en wijn vanaf 16 mogen en sterke drank vanaf 18. Vraag daarnaast na of het kurkgeld per geopende of per meegebrachte fles geldt, en of het ook voor bier en sterke drank telt; op wijn in het middensegment slokt kurkgeld het hele voordeel van zelf inkopen makkelijk op.

Retour is de andere helft van de rekensom, en die wordt in Nederland en België door de leverancier bepaald en niet door de wet. Slijterijen en drankenhandels leveren doorgaans op commissie: wat ongeopend en onbeschadigd terugkomt in hele dozen of kratten, met het etiket intact, wordt gecrediteerd, meestal binnen een afgesproken termijn na het feest. Vraag ernaar vóór jullie te veel kopen en niet erna, want dat ene antwoord bepaalt de omvang van jullie buffer. Wat geopend is komt nergens terug, en dat geldt ook voor een aangebroken fust, een gemengde bowl of alles wat een nacht in smeltend ijs heeft gestaan. Koop dus ruim in op wat retour mag en krap op wat dat niet mag.

Die regel bepaalt jullie buffer. Mag er retour, tel dan ongeveer 10 procent op bij water, bier en wijn. Mag dat niet, bestel dan tot de berekening en niet verder. Tel niets op bij alles wat vooraf gemengd of al ingeschonken is. Beslis daarna, vóór de dag zelf, wie de ongeopende kratten fysiek terugbrengt en wanneer. Niemand wil dat klusje op maandag, dus wijs iemand aan en spreek een moment af terwijl jullie nog aan het inkopen zijn.