Trouwwebsite maken: welke functies heb je echt nodig?

De maat voor een functie is niet hoe mooi ze staat, maar hoeveel appjes ze voorkomt. Gasten stellen in de praktijk vier vragen: waar is het, hoe laat moet ik er zijn, wat trek ik aan en hoe kom ik er weer weg. Alles wat die vier niet beantwoordt, is versiering — en versiering die jullie zelf moeten vullen.

De tweede maat is wie de functie onderhoudt. Een aftelklok loopt vanzelf, een cadeaulijst niet: die vraagt om bijwerken, om reserveringen en om een antwoord als twee gasten hetzelfde kiezen. Reken bij elke functie mee wat ze jullie in de laatste maand kost, want dat is de maand waarin jullie de rekening krijgen.

Wat een trouwwebsite van Getting Married standaard meebrengt, staat op de functiepagina. Deze gids gaat over de keuze die daaraan voorafgaat.

Bijna elk bericht dat jullie in de week voor de bruiloft krijgen, gaat over een van vier dingen: het adres, de begintijd, de kleding en het vervoer. Een pagina die deze vier bovenaan zet en niet wegstopt achter het verhaal van hoe jullie elkaar hebben ontmoet, haalt het grootste deel van dat verkeer weg.

Het adres is geen naam van een locatie maar een regel die een navigatie-app begrijpt, met een aparte zin over de ingang als die niet aan de straatkant zit. De begintijd hoort bij het programmaonderdeel waar hij bij hoort en niet los bovenaan: gasten die om vier uur worden verwacht en lezen dat de dag om half twee begint, komen te vroeg of helemaal niet.

Kleding en vervoer horen erbij omdat het allebei beslissingen zijn die de gast thuis neemt. Schrijf de dresscode uit in kleding en niet in een formule, en zet erbij of er over gras wordt gelopen. Bij vervoer telt vooral het einde van de avond: hoe komen gasten terug, en tot hoe laat rijdt dat.

In Nederland valt een trouwdag bijna standaard in twee delen uiteen: een kleinere groep daggasten die bij de ceremonie en het diner is, en een grotere groep avondgasten die later aanschuift. In Vlaanderen loopt dezelfde scheiding via drie momenten — receptie, diner en avondfeest — waarbij de receptie meestal de breedste kring is. In beide gevallen leest dezelfde website twee of drie verschillende programma’s.

Dat stelt drie eisen aan de functies. Het programma moet per groep kunnen tonen wat voor die groep geldt, anders staat een avondgast om half twee bij een gesloten deur. Het reactieformulier moet weten waarvoor iemand ja zegt, want een ja van een avondgast is geen couvert. En de gastenlijst moet die groepen apart kunnen tellen, omdat de cateraar en de zaal met verschillende aantallen werken.

Een tool die alleen komt en komt niet kent, dwingt jullie tot een tweede lijst ernaast. Hoe dat aan de lijstkant werkt, staat in de gastenlijst die online samenloopt; wat het voor de reacties betekent, in het stuk over RSVP.

Vier functies staan op bijna elke aanbiederspagina en verdienen zelden hun plek. Een aftelklok vertelt niets wat de datum niet al zegt. Een gastenboek vóór de bruiloft blijft leeg, omdat niemand iets te melden heeft over een dag die nog moet komen. Muziekverzoeken van gasten leveren een lijst op die de dj alsnog filtert. En een blog over de voorbereiding schrijft niemand vol naast een bruiloft.

Twee functies liggen op de grens. Een cadeaulijst neemt vragen weg, maar alleen als jullie ook echt willen sturen wat er gegeven wordt; anders doet een korte zin over de gewenste vorm hetzelfde zonder onderhoud. Een fotogalerij is waardevol ná de dag en leeg ervoor — die kan dus gerust later aan, en heeft dan een eigen set beslissingen, beschreven in de galerij met gastenupload.

De vraag om vooraf te stellen is simpel: wie vult dit, en wanneer? Elke functie zonder antwoord op de tweede helft van die vraag staat er op de dag zelf halfleeg bij.

De functielijst bepaalt welke gegevens jullie gaan bewaren, en dat is de kant van de keuze die op geen enkele prijspagina staat. Een extra vraag in het formulier is één klik en daarna jarenlang een kolom in een export. Een galerij die openstaat voor gasten verzamelt gezichten van mensen aan wie niemand iets heeft gevraagd.

Praktisch betekent dat: vraag geen geboortedatum als jullie alleen willen weten of er een kinderstoel nodig is, en vraag geen telefoonnummer van iedereen als jullie alleen de twee getuigen willen kunnen bellen. Onderscheid ook een voorkeur van een medisch gegeven — wie geen vlees eet en wie een notenallergie heeft, horen niet in hetzelfde vrije tekstveld.

De algemene regels die hierbij horen staan in het stuk over de AVG. Voor de functiekeuze volstaat één vuistregel: elk veld dat jullie aanmaken, moeten jullie ook een keer wissen.

Loop deze lijst langs voordat je begint te bouwen, niet nadat de eerste uitnodiging weg is. Een vraag die er later bij komt, staat leeg bij iedereen die al heeft geantwoord.

• Staan adres, tijd, kleding en vervoer bovenaan, zonder scrollen op een telefoon?
• Kan het programma per groep verschillen, of leest iedereen dezelfde tijden?
• Weet het reactieformulier waarvoor iemand ja zegt, en kan een gast zijn antwoord later nog wijzigen?
• Zijn voorkeur en allergie twee aparte velden, en staat de introducé met naam in de lijst?
• Komt alles er weer uit als export, inclusief de eigen vragen die jullie hebben toegevoegd?
• Blijft de gastenpagina buiten de zoekmachines, en staat er niets op wat daar niet hoort?

Wat er daarna met die antwoorden gebeurt — van lijst naar tafelschikking naar bestelling — is een aparte stap, en de belangrijkste reden om de export vooraf te controleren.